シェアオフィスとは？メリット・デメリット、用途や活用事例、選び方、レンタルオフィスとの違いについて解説！ | いいオフィス

1つのオフィスにいくつかの企業が入っているケースが近年増えています。こうしたオフィスをシェアオフィスと言いますが、シェアオフィスとはどういうものなのか、気になる方も多いはずです。

本記事では、シェアオフィスとは何かに着目し、シェアオフィスを利用するメリット・デメリットや、シェアオフィスを利用する用途や活用事例、シェアオフィスの選び方、レンタルオフィスとの違いなどを解説していきます。

シェアオフィスとは何か

シェアオフィスとはどういうものか、まずはシェアオフィスに関する基本的な情報についてまとめました。

シェアオフィスの概要

シェアオフィスは、1つのオフィスを法人や個人が共有して使っている場所を指します。シェアオフィスは実は和製英語であり、英語では「シェアードオフィス（Shared-Office）」と言います。意味合いは大きく変わりませんが、日本語としての響きもあって、シェアオフィスとつけられました。

シェアオフィスの基本的な要件は特に定まっているわけではなく、どこにでもあるようなオフィスを共有する状態であればシェアオフィスとして扱われます。

シェアオフィスの歴史

そもそもシェアオフィスという考え方は、ここ20年で出てきたものです。シェアオフィスはアメリカで考えられたもので、当初はコワーキングスペース的な用途として、複数の起業やフリーランスが集まってコミュニケーションをとりやすくする場所程度に考えられてきました。

アメリカでは2005年あたりにブームになりましたが、当時テクノロジーの進化に伴い、ITが一般的になった時代です。ITが一般的になると、働き方や利便性にも劇的な変化がもたらされていきます。

オフィスに対する考え方の変化とシェアオフィスの歴史は連動しています。自社ビル、オフィスを豪華にすることが企業にとってのステータスとなっていましたが、今ではその必要性、優先順位はそこまで高くありません。

仮にオフィスに求めるのであればシェアオフィスでも何ら問題はなく、オフィスの考え方が年々変化してきていることが言えるでしょう。

シェアオフィスが増えている背景とは

近年シェアオフィスが増えている背景には、まず「働き方改革」が挙げられます。働き方改革により、今までの働き方に変化が生じており、コロナ禍の影響でリモートワークが一般的になってきました。そのため、リモートワークをする目的でシェアオフィスなどが増えていく傾向にあります。

一方、オフィスを構える企業側にとっても、オフィスを維持し続けることがコストになっており、大きな負担になっている現状があります。リモートワークが行われることで、固定費を少しでも削減しようとオフィスを縮小化する動きが広まりつつある状況です。

オフィスを分散した方が社員にとっても会社にとってもプラスになることが言われるようになり、シェアオフィスが一般的になってきました。

シェアオフィスの用途

シェアオフィスの用途にはいくつかのケースが考えられます。本項目ではシェアオフィスの用途について解説します。

起業家などの利用

シェアオフィスは、新たに会社を立ち上げた起業家にとって自らのステータスを誇示しやすい場所になり得ます。シェアオフィスの住所を法人化の際に活用することで、プライバシー保護だけでなく、一等地にシェアオフィスがあれば、あたかも「一等地で仕事をする会社の社長」という印象を与えられます。

スタートアップを始める場所という認識も広まっており、起業家だけでなくフリーランスも活用しています。

サテライトオフィスとしての役割

シェアオフィスをサテライトオフィスとして利用する企業も存在します。サテライトオフィスは本社とは別に設けるオフィスを指し、地震などの災害が発生した際、万が一本社の機能がダウンしてもサテライトオフィスがあれば、本社の代わりに対応ができるため、事業の継続がしやすくなるのです。

サテライトオフィスは基本的にシェアオフィスやコワーキングスペースなどを活用して設置されるため、毎月の賃料を支払っていれば利用できます。こうした気軽さも特徴の1つです。

期間限定のプロジェクトのため

シェアオフィスのいいところは、オフィスとしての機能を毎月の契約で利用できる点です。そのため、期間限定のプロジェクトなど、一定の期間だけ人が集まって仕事をする際に、シェアオフィスはうってつけです。

期間限定の事業を始めるにも、今までは空きテナントを借りて簡易なオフィスを作っていましたが、シェアオフィスがあればその必要がありません。

シェアオフィスに求められる機能

ここからはシェアオフィスに求められる機能について解説します。どのような機能がシェアオフィスに欠かせないのかをまとめました。

オフィスにやってくるお客さんの対応

各地に設置されているシェアオフィスには複数の会議室などが用意されています。この会議室にはさまざまなところからお客さんや取引先、インターン生などがやってきて、打ち合わせなどが行われます。

これらの不特定多数の人たちに対応していく存在が欠かせません。多くのシェアオフィスでは担当者、コンシェルジュなどが常駐しており、不審者の侵入を防ぐといった対処も可能です。

オフィスとしての万全なシステム

シェアオフィスはオフィスとしての万全なシステムが整っていることが重要です。オフィスとしての機能は、一般的なオフィスにあるオフィス機器などがあって成立する部分があります。パソコンなどは持ち込むにしても、机やイス、コピー機などはあってほしいものです。

わざわざこちらで準備をしなくても、既に用意されていれば、安心であり、契約したその日から作業が始められます。

シェアオフィスの住所の活用

起業して間もない起業家、ベンチャー企業の社長などがシェアオフィスを利用する大きな理由に、シェアオフィスの住所が挙げられます。駅前にシェアオフィスがあり、名刺などにその住所を記載すれば、駅前にオフィスを構える社長として振舞えます。

ホームページに記載する場合も、その住所はバーチャルオフィスかもしれないと思って検索する人はかなり限られるでしょう。多くの場合は、住所を示せば信じてくれます。法人化を検討する人にとっては住所も大事な要素となり得るのです。

シェアオフィスを利用するメリット

ここからはシェアオフィスを利用する際のメリットについて解説します。シェアオフィスのメリットは企業側はもちろん、社員側にもあります。ここからはそれぞれのメリットをまとめました。

企業側のメリット

企業側のメリットに関しては、固定費の削減が大きなメリットです。例えば、新たにオフィスを構える際、今までであれば空きテナントを見つけて入居するのが一般的でした。しかし、敷金礼金や内装、機材の確保、退去する際の原状回復工事など色んなコストがかかります。

その点、シェアオフィスは毎月の契約だけでオフィス機器などを利用でき、オフィスとしての機能を最大限活用できます。特に起業して間もない時期は運転資金がどうしても乏しくなるでしょう。固定費を抑制できるのがまず大きなメリットです。

社員側のメリット

社員側のメリットは自由な働き方につながる点です。今までのオフィスは机の場所などが決まっており、気分で働く場所を変えるということができませんでした。基本的にシェアオフィスはフリーアドレスなので、自由に働く場所を変えられます。

すると、同じ会社の人だけでなく、複数の企業の人と同じオフィスで働くため、おのずと人脈形成につながっていきます。その中で新たなビジネスチャンスが生まれることもあるため、社員にとっては相当なメリットと言えるでしょう。

またシェアオフィスにはさまざまな機能を持たせているケースもあり、会議室やロッカー、ラウンジなどを用意しているところもあります。まるで大企業のオフィスのような雰囲気で仕事ができるのは社員にとってそれなりのメリットと言えるでしょう。

シェアオフィスを利用するデメリット

シェアオフィスを利用する際にはデメリットも少なからずあります。シェアオフィスを利用するデメリットについてまとめました。

セキュリティの問題

シェアオフィスは多くの人が利用するため、警備が甘いと不審者が入ってきても何ら不思議ではありません。またパソコンなど個人情報が入ったものを勝手に閲覧される可能性も十分に考えられます。

多くの人が利用するからこそ、セキュリティ面に対する警戒は必要です。例えば、ドロップインを認めるシェアオフィスであれば、怪しい人物がドロップインで入ってきても防ぎようがありません。

もちろん盗難などの可能性もあるため、セキュリティに関しては細心の注意を払う必要があると言えるでしょう

そういったセキュリティの問題はあるものの、昨今では店舗のDX化が進んでいる店舗も多くあります。特にいいオフィスでは「オートロックの採用」「入退室管理の実施」「完全個室の設置」「防犯カメラの設置」「ネットワークセキュリティ対策の実施」を実施している特徴もあるため、セキュリティーに不安がある場合は、セキュリティ対策をしている店舗を選んで利用することを推奨します。

雑音の問題

シェアオフィスは複数の企業の人たちが利用するため、その人たちが電話をする、会議を行う、議論を重ねるなどの行為をしていきます。すると、オフィス内は自然と雑然とした雰囲気になっていき、雑音があちらこちらで出てくるでしょう。

例えば、集中して仕事がしたいという方にとって、こうした雑然とした雰囲気は得意ではないでしょう。集中して仕事に取り組みたい方はシェアオフィスを利用するメリットよりデメリットの方が大きいかもしれません。

シェアオフィスとレンタルオフィスとの違い

シェアオフィスと似たようなものにレンタルオフィスがあります。この2つにどんな違いがあるのか気になる方も多いのではないでしょうか。

レンタルオフィスはオフィスをレンタルし、シェアオフィスはオフィスをシェアするため、借りるか共有するかという違いがあります。レンタルオフィスではオフィスを丸々借りるイメージですが、シェアオフィスはオフィスを複数の人で共有するイメージです。

とはいえ、シェアオフィスも間借りをするという意味合いではレンタルオフィスとかけ離れた存在とは言えないでしょう。似たような存在ですが、借りるか共有するかの違いがあるという認識で問題ありません。

シェアオフィスとコワーキングスペースとの違い

シェアオフィスと似た言葉には「コワーキングスペース」もありますが、コワーキングスペースは用途が幅広く、オフィス以外の利用もされます。例えば、学生が勉強を行う場所としてコワーキングスペースを活用しますが、学生がシェアオフィスで勉強するケースはあまり聞きません。

シェアオフィスはあくまでもオフィスとしての活用を目指し、コワーキングスペースはオフィスだけでなく、フリーランスが仕事をする場所など色々な用途が含まれてきます。

シェアオフィスの活用事例

シェアオフィスにはいくつかの活用事例があります。よくある活用事例をまとめました。

一等地のシェアオフィス

シェアオフィスとして人気が高いのは一等地にあるシェアオフィスです。シェアオフィスの住所を求めて契約する人が多いため、対外的に一等地で働いていることを示したい社長などからすれば、一等地のシェアオフィスは魅力でしかありません。

一方、一等地のシェアオフィスはアクセスがかなりいい場所と言えるため、社員からすれば通勤がしやすい場所になり得ます。また一等地は、利便性が非常に高く、銀行なども近くにあり、郵便局も周辺にあります。コンビニも無数にあるなど、仕事をする環境としてはもってこいです。

サテライトオフィス的な利用

本社とは別にシェアオフィスを活用することも可能です。その際には本社とどれくらいの距離にあるかを確かめる必要があります。もしも災害を考慮し、バックアップ機能としてのサテライトオフィスだった場合、あまりに近ければわざわざシェアオフィスを利用する意味がありません。

あまりにもリモートワークが過ぎると、仕事とプライベートのオンオフがつきにくく、仕事に支障をきたすケースも考えられます。リモートワークと本社の中間にシェアオフィスを置いて、仕事を進めていくのもあるでしょう。

シェアオフィスの選び方

ここからはシェアオフィスの選び方について解説します。どのような選び方があるのかをまとめました。

設備の充実ぶり

シェアオフィスを利用する際には、どれくらい設備が充実しているかをチェックすることが大切です。この場合の設備には会議室やコピー機などがあり、プレゼンをするためにプロジェクターが必要など設備が充実していれば、利便性は高くなりやすいです。

他にはフリードリンクやラウンジなど、ホッと一息できるような空間が別にあると、仕事のオンオフ・メリハリがつきやすくなります。

広さとコスト

シェアオフィスとして利用する際には、実際に仕事を行うスペースの確保も大切な要素です。シェアオフィスが狭ければ仕事にならず、生産性を下げてしまいます。一定の広さがあることは何より重要です。

その上でコストが見合っているかどうかもチェックすべき部分です。特に広さとコストが釣り合うかどうかでチェックしましょう。コスパよく働けるのがちょうどよく、複数のシェアオフィスと比較検討をしていくことが必要です。

サービス面

シェアオフィスは独自のサービスを展開していることが多く、その際に普段の利用代金とは別にオプション料金を支払って、利用していけるようになっています。

法人登録も無料で行ってくれるわけではなく、お金を出して依頼するような形です。他にも会員になれば電話番号が使えるなど、企業がシェアオフィスとして利用しやすいようなサービスを用意しています。

シェアオフィスの利用が向いているケース

シェアオフィスはとても便利なものであることは間違いありません。一方で、シェアオフィスを利用した方がよりよい働き方につながるケースもあります。特に利用に向いているケースは、個人事業主として働く人です。

個人事業主は自宅で働ける一方、自宅で働き続けると一人ぼっちの中で仕事をするため、常に孤軍奮闘という状態になってしまいます。シェアオフィスを利用すれば、仲間と出会える可能性が出てきます。

またコストをかけないで一等地のオフィスで働きたい人にとっても利用が向いています。普通に一等地のオフィスで働くとなると、かなりの費用を用いるため、シェアオフィスを利用する形であればコストをかけずに仕事ができます。

まとめ

シェアオフィスはオフィスに対する考え方が大きく変わっていく中で出てきた新たな働き方、オフィスとして有り様の1つと言えます。そして、さまざまな思惑から利用する人が多く、シェアオフィスに求めるものも多様化している状況です。

シェアオフィスを選ぶ際には、なぜシェアオフィスを利用したいのか、大きな目的を常に意識しておくと、正しい判断ができるようになるでしょう。

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