レンタルオフィスとは？メリット・デメリット、料金形態や選び方の注意点、その他の形式との違いについて解説！ | いいオフィス

オフィスにはさまざまな形態がありますが、その中の1つにレンタルオフィスがあります。シェアオフィスやバーチャルオフィスなど色んなオフィスがある中で、レンタルオフィスとはどういうものなのか気になる方も多いはずです。

本項目では、レンタルオフィスとは何かに着目し、レンタルオフィスを利用するメリット・デメリットや料金形態、選び方の注意点、その他の形式との違いなども解説していきます。

レンタルオフィスとは

そもそもレンタルオフィスとはどういうものなのか、まずは基本的な情報について解説していきます。

レンタルオフィスの概要

レンタルオフィスは、文字通りオフィスをレンタルできるサービスを指します。オフィスとしての機能を充実させた場所を貸し出すのがレンタルオフィスであり、既に機材などが揃っているのが特徴的です。

本来オフィスとして賃貸物件を借りるとなると、居抜きではない限り、自前で机やイスなどを用意しないといけません。なぜなら、オフィスとして用いられるテナントは原則原状回復を行って返さなければならないため、何もない状態から準備を重ねることが普通です。

その点、レンタルオフィスは最初から備わっているので、手間が省けます。レンタルオフィスはいつでもオフィスとして利用できる環境が提供されていると言えるでしょう。

レンタルオフィスに関するデータ

J-Net21ではレンタルオフィスなどに関する調査を行っています。2023年に行った調査で得られたデータを解説します。

実は利用者は1割にも満たない

コワーキングスペースやレンタルオフィスを利用している人はどれくらいいるのかという質問があり、週5日以上利用していると答えた人は1人もいませんでした。逆にまだ一度も利用したことがないと答えた人は9割以上に及んでいます。

つまり、レンタルオフィスやコワーキングスペースはほとんどの人が利用していないことが明らかとなりました。参照：J-Net21

利用者は意外と短時間が多い

コワーキングスペースやレンタルオフィスをどれくらいの時間利用しているかという質問に対して、多くの人は「1時間～3時間」と答えています。長時間になるほど人はどんどん減っていくため、短時間での利用が目立ちます。

8時間フルにコワーキングスペースやレンタルオフィスで働く人は限られており、新しい利用の仕方につながっていくことでしょう。参照：J-Net21

レンタルオフィスの料金形態

レンタルオフィスを利用する際には当然お金がかかります。レンタルオフィスでかかる料金についてまとめました。

初期費用

レンタルオフィスを借りる際には初期費用がかかります。本来オフィスを借りる際には敷金・礼金などが必要であり、家を借りるのとあまり変わりません。借りるだけでそれなりの費用がかかってしまうものです。敷金礼金を含めれば、家賃の半年分、1年分を事前に用意しなければならないことも起こり得ます。

その点、レンタルオフィスは敷金礼金が必要ありません。入会金などが別途必要になることはあっても、例えば、月会費の数か月分を支払うなどのことはあまりないでしょう。支払うことがあったとしても少なくとも半年分はかかりすぎです。

毎月の賃料

レンタルオフィスを借りる際には毎月の賃料がかかってきます。オフィスを借りる場合だと、東京の都心部では1ヶ月だけで数十万円単位となり、安く借りること自体が大変です。

これがレンタルオフィスだと毎月数万円程度の賃料で借りられるようになるので、かなりリーズナブルです。この賃料が初期費用のベースになると考えると、都心部の一等地でオフィスを借りるのに莫大な費用がかかることがわかります。

レンタルオフィスを利用するメリット

ここからはレンタルオフィスを利用するメリットについて解説していきます。メリットだけでもいくつもある中で、主なメリットを厳選しました。

有名な場所でオフィスが借りられる

レンタルオフィスを利用するメリットには、都心部の一等地のオフィスが借りられるというメリットが挙げられます。都心部の一等地の賃料は月100万以上でも何ら不思議ではなく、初期費用だけで相当なものです。

レンタルオフィスのいいところは、レンタルオフィスの住所を使って法人化に活用できる点で、名刺やホームページなどにも記載できます。つまり、レンタルオフィスでありながら、都心部の一等地で働いているというステータスを得られるのです。

特に起業して間もないベンチャー企業などは、こうしたステータスを得ると相手からの信頼を得やすくなるでしょう。しかも、レンタルオフィスなので毎月のレンタル代金さえ支払えばよく、大きなメリットと言えます。

すぐに利用できる

新たにオフィスを設ける際には、どの場所でオフィスを借りるかを吟味し、目ぼしい物件を見つけていく必要があります。しかも、目ぼしい物件がすぐに見つかるとは限らないので、見つけるまでに相当な時間を要することも考えられるでしょう。

レンタルオフィスの場合は空いてさえいれば契約してすぐに使うことができます。普通にオフィスを探すよりも素早く見つけられるほか、内装のことなどありとあらゆることで時間を費やす必要もありません。

最初から設備が充実している

普通にオフィスを借りるとなると、もぬけの殻の何もない部屋を借り、その上で什器などを確保していき、オフィスとしての体裁を整えていきます。イチから設備を確保していくのも面白いところですが、スピーディーに仕事を始めたい人にとっては面倒な要素です。

その点、レンタルオフィスはオフィス関連のものが最初から揃っているので、準備に時間をかける必要がありません。もちろんコストカットにもつながり、会議室など企業として欲しいものもあるので、自社のオフィスと遜色のない環境を確保しやすいのもポイントです。

法人登記ができる

フリーランスになりたてで、これから法人化を検討する方も多いのではないでしょうか。法人化に際して自宅を会社にしたため、個人情報が出てしまうことが問題になっていました。こうした問題を回避するのに確実なのがレンタルオフィスの活用です。レンタルオフィスの中には法人登記ができるところもあり、レンタルオフィスの住所を使えます。

ステータスにつながる面がある一方、個人事業主などのプライバシー保護にもつながるのです。もちろんレンタルオフィスであれば、さまざまな機能もあるので、プライバシー保護以上の効果も期待できます。一方で、法人登記ができないレンタルオフィスもあるため、可能かどうかを事前に確かめることは必須です。

レンタルオフィスを利用するデメリット

レンタルオフィスを利用するのはメリットだらけに見えますが、使い方によってはデメリットになることもあります。ここではレンタルオフィスを利用するデメリットをまとめました。

必要以上にコストがかかることも

レンタルオフィスは普通にオフィスを借りるよりも、初期費用がかかりにくいところがメリットです。しかし、ランニングコストに目を向けてみると、実は普通に借りるよりもあまり変わらないケースになることもあります。

その要因はレンタルオフィスが用意しているオプションです。例えば、レンタルオフィスにある会議室の活用や電話代行などは、別途費用を出すことで利用できます。オプションの活用はより便利に営業活動ができるメリットがあるものの、オプションを使い過ぎるとコストがかかりすぎてしまうのです。

オプションは多少使う分にはコスト的に問題はないので、どのオプションを使うかどうかを事前に吟味することが重要です。

内装を選べない

基本的にレンタルオフィスは内装の変更ができません。レンタルオフィスによってはどこも同じような内装になっているところもあれば、かなり工夫が凝らされた内装もあります。そのため、人によって好みが分かれるケースも出てきますが、良さそうなところを押さえるのがいいでしょう。

レンタルオフィスといっても高層ビルの中にあるレンタルオフィスだと四方が窓に囲まれ、ビル街を一望できる環境のところがあるなど、特色がみられます。内装は選べなくても良さそうな環境は選べるので、そのあたりで我慢するのがいいでしょう。

レンタルオフィスの選び方

レンタルオフィスにはさまざまな選び方があります。ここからはレンタルオフィスの選び方について解説します。

立地面

レンタルオフィス選びでは立地面が重要です。通いやすさという点においては自宅から近い場所、ビジネスで使う場合には駅の近くなど、さまざまな観点から選べます。

ただ一番大きな要素は、レンタルオフィスの住所です。基本的にレンタルオフィスの住所を活用できるため、ホームページなどで会社の所在地を示す際にレンタルオフィスの住所を出せます。その場合、一等地にレンタルオフィスがあれば、一等地の住所を書けるため、信用につながりやすいのです。

ゆえにレンタルオフィスは一等地に設置されることが多く、仕事のしやすさよりもステータスのために選ぶケースが目立ちます。

設備面

オフィスで快適に仕事をするには設備が充実していることが大切です。レンタルオフィスには会議室が設置されていることが多いほか、電話をかけられるブース、Web会議ができる場所などさまざまな設備を備えているケースが増えています。

またラウンジに力を入れるところも多く、重厚感を感じさせるラウンジは高級ホテルのラウンジを思わせるほどです。一方で、レンタルオフィスにそこまでのお金をかけたくない方からすれば、必要最低限の設備と仕事に必要なOA機器だけで問題ありません。

コスト面

レンタルオフィスを利用する際には、コスト面に注意を払うことも大切です。起業して間もない時期は運転資金が乏しく、固定費にもなるレンタルオフィスの利用代金の設定に注意が必要です。

また、レンタルオフィスの住所のために借りた場合でも、その効果がどれくらいありそうなのかを見込んでおくことも欠かせません。別の場所であってもさほど影響がなさそうであれば、一等地以外で、安いところを見つけておく手もあります。コストパフォーマンスで判断していくことになり、コストパフォーマンスが良さそうかどうかでチェックしましょう。

レンタルオフィスを利用する際の注意点

ここからはレンタルオフィスを利用する際の注意点について解説します。利用する際にどのような点に注意すべきかをまとめました。

法人登記などでの利用

レンタルオフィスの中には法人登記ができないケースがあり、借りる前にチェックしておく必要があります。これから法人化を目指す場合や自宅の住所を使いたくない場合などは、レンタルオフィスの住所が必要ですが、法人登記に利用できないとなれば、別のレンタルオフィスを利用しなければなりません。

基本的に法人登記ができるかどうかは、事前に確認できるようになっており、契約段階で確認できます。契約する前に法人登記ができるかどうかの確認を済ませておきましょう。 

郵便物の取り扱いなど

レンタルオフィスを利用する中で、郵便物の取り扱いや電話の取次ぎなどをしてくれる場合があります。コンシェルジュ的な存在として色々な取次をしてくれるため、郵便物や電話などの対応をしてくれるのはとてもありがたいサービスです。

しかし、これらのサービスはどのレンタルオフィスでも行っているとは限りません。また郵便物の取り扱いなどは有料のオプションのケースがあるため、その点も注意しなければならない部分です。

レンタルオフィスとシェアオフィスの違い

レンタルオフィスとシェアオフィスは、オフィスを間借りするという点であまり変わらないように見えますが、大きな違いは間借りの仕方です。レンタルオフィスは1つの個室などを一個人・一法人が利用できる形ですが、シェアオフィスは大きな空間を複数の個人・法人が利用するような形です。

シェアオフィスにも個室が利用できるケースがあるものの、一般的には大きなフロアを複数の人で共有するような形となり、コワーキングスペースのようなものと言えます。

その点、レンタルオフィスは、専用の個室が借りられるため、普通のオフィスの一室の中に自分の城を築いていくような形です。

レンタルオフィスとコワーキングスペースの違い

一方、レンタルオフィスとコワーキングスペースの違いは、コワーキングスペースの方がさらに利用できるスペースが小さい点などです。コワーキングスペースはシェアオフィスと考え方が似ており、大きなエリアをみんなで共有しながら仕事や勉強に利用できる形です。

コワーキングスペースの良い点は値段の安さです。レンタルオフィスの場合、そこそこの値段がかかりがちですが、コワーキングスペースはそこまで値段がかからず、安価に利用できます。ドロップインでも高くても1日3,000円程度、安くても1日1,000円台と会員でない人でも利用できるケースがあります。

レンタルオフィスを利用すべき人とは

最後にレンタルオフィスを利用すべき人についてまとめました。どのような人がレンタルオフィスを利用した方がいいのかを解説します。

起業間もないベンチャー企業の経営者

起業直後は運転資金が乏しいので、固定費にあまりお金をかけたくないと考える社長がほとんどです。その中で、一等地にオフィスを構えて住所を活用したい場合にはレンタルオフィスがおすすめです。レンタルオフィスであれば敷金・礼金が必要ありませんし、退去するのも簡単です。

加えて、共有ラウンジなどには同じようにレンタルオフィスを利用する経営者たちが集まるので、コミュニケーションをうまくとれば人脈形成にもつながります。最初から機器も揃っており、魅力的です。

ラウンジをよく使う人

レンタルオフィスのいいところは、ラウンジなどがあって、そこで仕事の話ができる点です。例えば、ラウンジでクライアントとの交渉を頻繁に行う人であれば、レンタルオフィスのメリットを最大限活用できるでしょう。

ラウンジをよく使う人はそれだけ来客が多く、オフィス不在時に受付で荷物のやり取りなどをしてくれる形になれば、レンタルオフィスを利用するメリットは十分と言えます。

まとめ

レンタルオフィスのいいところは、敷金礼金をかけずに一等地のオフィスで仕事ができ、住所を使って自社の本社としてアピールできる点です。実際に多くのレンタルオフィスは住所が使える点を売りにしているケースが目立ちます。

あとは、費用面や使い勝手、複数の場所で働きたい方はチェーン展開をしているなど、さまざまな部分を見てレンタルオフィスを選んで決めていきましょう。

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