貸し会議室とは？メリット・デメリット、使い方や活用事例、人気の理由から選び方まで徹底解説！ | いいオフィス

オフィス街を中心に近年増えているのが貸し会議室です。多くの人が一堂に会する場を見つけるのが大変な中、貸し会議室であればすぐに集まりやすく、大人数でも対応できます。
本記事では、貸し会議室とは何かを中心に、利用するメリット・デメリット、使い方や活用事例などを幅広く解説します。

貸し会議室とは

貸し会議室とはどういうものなのか、まずは貸し会議室についての概要をまとめました。

貸し会議室の概要

貸し会議室は、会議室のレンタルサービスを指し、基本的に会議室での利用を想定して貸し出されます。利用者は法人や個人などさまざまで、会議室としての利用のほか、イベントや物販などのために利用するケースもあります。

会議室として貸し出されることから、備品はプロジェクターやマイク、ホワイトボードなど会議で使われるもの、またセミナーの際にあると助かるものなどが中心です。

実際に利用できる時間は場所によって異なり、24時間利用できる会議室が存在するほか、夜間も利用はできる一方で入室は不可というケースもあります。貸出時間の単位は15分や1時間、1日単位とバラバラで、値段設定も場所や曜日によって異なります。

貸し会議室を利用するメリット

貸し会議室を利用するメリットには以下の3点が挙げられます。

• 会議室のスペースなどを確保する必要がなくなる
• 会社以外の環境で会議が行える
• 集まりやすい場所で会議ができる

本項目では、貸し会議室を利用するメリットについてまとめました。

会議室のスペースなどを確保する必要がなくなる

貸し会議室を利用するメリットには、自社に会議室のスペースなどを確保する必要がなくなる点が挙げられます。会議室やセミナーなど大人数が集まる場所をオフィスとして確保すると、賃料が高くなり、固定費がかかってしまいます。

常にスペースが稼働し続けていれば問題ありませんが、多くの企業では有効活用できていないケースがほとんどです。必要な時だけ利用する方がコスト的には安く収まるでしょう。例えば、新卒採用の筆記試験や面接など、大勢が集まる場所を確保したい時だけ利用する形にすれば、毎月の賃料を抑えつつ、必要な時だけコストをかけることができます。

会社以外の環境で会議が行える

貸し会議室を利用することで、会社以外の環境で会議が行えるようになります。自社で会議を行うと、電話などがかかり、会議に集中したくてもできないケースが出てくるでしょう。貸し会議室を利用すれば、その心配がなくなります。

また、貸し会議室は備品が充実している分、プロジェクターを活用しながら会議やセミナーを行いやすくなるでしょう。例えば、会社の新人研修など短期集中型で教育を行う時などに貸し会議室の方がより効果が出やすいと言えます。

集まりやすい場所で会議ができる

貸し会議室は駅前を始め、利便性の高い場所に存在することがほとんどです。そのため、多くの人が集まりやすい場所で会議やセミナーが行えます。また物販・イベントなどで集客をする際にも、貸し会議室を利用すればアクセスがいい分、人が集まりやすくなるでしょう。

一方、複数の事業所やグループ企業が一堂に会する際、アクセスがいい場所の方がそれぞれの従業員にとって負担も軽減されやすいと言えます。

貸し会議室を利用するデメリット

貸し会議室を利用するデメリットは以下の3点です。

• 利用頻度が高いとコスト削減につながらない
• 仕事場から離れることになる
• 人気の会議室は予約が埋まりやすい

ここからは、貸し会議室を利用するデメリットについてまとめました。

利用頻度が高いとコスト削減につながらない

貸し会議室を利用するには当然費用がかかりますが、利用頻度が高ければその都度コストが生じるため、スペースを毎月レンタルした方がコスト削減につながるでしょう。

あくまでも貸し会議室を利用してコスト面でメリットになるのは、必要な時だけ貸し会議室を利用した方がいいケースです。会議や研修、セミナー、講演など色々な場面で人を集める機会が多い際には、最初から会議室を含めたオフィスをレンタルした方が合理的と言えるでしょう。

仕事場から離れることになる

貸し会議室を利用して会議を行う際、仕事場から離れることになるため、参加者にとっては手間がかかります。特に仕事場から距離がある場所で会議を行う場合、移動にかかる時間や交通費などさまざまなコストがかかるため、各所から不満が出る可能性も考えられます。

貸し会議室を利用して会議を行う際、なぜ貸し会議室を利用する必要があるのかを明確にして、合理的かつ効率的な選択なのかを事前に吟味することが大切です。

人気の会議室は予約が埋まりやすい

貸し会議室への需要は年々高まっている一方、新しい貸し会議室など人気の会議室は予約が埋まりやすい傾向にあります。そのため、突発的な会議を始め、急に広いスペースを抑えなければならない時に、駅近の条件のいい会議室をすぐに押さえられないデメリットが出てきます。

古い会議室であれば確保できても、その分、トイレなどが利用しにくく、不満につながるケースも出てくるでしょう。貸し会議室によっては小回りがききにくいケースがあります。

貸し会議室の使い方

貸し会議室の使い方として、まず貸し会議室を運営する企業のサイトから予約状況を確認した上で予約を取ります。予約を取った後は時間に応じて利用料金が生じるため、先に支払う流れです。

基本的には予約の時間以降に利用できますが、イベントなどを開催する際にはその前から準備をしなければならないことも出てきます。許可を得て予約時間の前に作業を進めることもできますが、準備の時間を逆算して抑えるのが無難です。

利用して返却する際にも、予約終了の時間までに撤退できるように後片付けなども行う必要があります。これらは貸し会議室を使う際の一般的な流れですが、場所によっては独自のルールがあり、そのルールに従う必要があります。

貸し会議室の活用事例

貸し会議室はもちろん会議での活用が一般的ですが、会議以外にも活用が行えます。

以下に活用事例をまとめました。

• 各種試験・面接
• 物販・イベント
• カルチャースクールなど習い事全般

ここからは上記の活用事例について解説します。

各種試験・面接

広いスペースの貸し会議室であれば、入社試験や面接、適性検査の会場に活用できます。コロナ禍でオンラインでの面接も一般的になりつつある中、対面の面接もまだまだ行われています。

面接場所として貸し会議室が使われやすく、面接の規模や面接内容などに応じて場所を設定できるのも魅力的な部分です。例えば、広いスペースを確保し、パーテーションで仕切りをして1対1の面接スペースを複数作り出して面接が行われることもあります。

机なども貸し出されるため、試験会場としても応用しやすく、駅近であれば参加者に負担をかけずに済む点もメリットと言えます。

物販・イベント

さまざまな商品を取り扱う物販スペース、もしくはイベント会場として貸し会議室を活用するケースがあります。アイドルの撮影会や物販会場など、数十名から100名レベルの集客が見込まれる際に貸し会議室が使われるケースが珍しくありません。

また、特定の期間だけ商品の宣伝を行うスペースを確保したいケースやトークショーや講演会が行われるケースなど、多彩な利用方法があります。

カルチャースクールなど習い事全般

貸し会議室を利用してカルチャースクールをはじめ、習い事全般に用いられることがあります。例えば、広いスペースを活用してダンスの練習を行うほか、演劇のワークショップを開催するなど、備品を有効活用したい場合に貸し会議室がおすすめです。

また英会話教室など、机などを活用して行われる習い事にも相性が良く、自前の教室などを持っていない人が貸し会議室を利用するケースもあります。

貸し会議室が人気の理由

貸し会議室の需要が高まり、人気になっている背景には、以下の3点が挙げられます。

• オフィス縮小の動きがある
• 自社オフィスのセキュリティが厳しい
• コワーキングスペースとしての活用

ここからは、貸し会議室が人気の理由についてまとめていきます。

オフィス縮小の動きがある

貸し会議室が人気の背景には、オフィス縮小の動きが関係しています。コロナ禍の影響などもあって、広いオフィスを構える必要性が薄くなり、オフィスを縮小して固定費の削減を図る動きが広まっている状況です。

以前はオフィス内に会議室を構えていた企業も、そのスペースを削って毎月の賃料を削るケースも出てきています。必要に応じて貸し会議室を活用した方がコストがかからないことから、貸し会議室の活用が進んでいるのです。

自社オフィスのセキュリティが厳しい

近年、自社の従業員以外の第三者を自由に出入りさせないようにする企業が増えています。セキュリティ対策を怠って何かしらのトラブルが生じると、すぐに企業のイメージが落ちる状況にあります。そのため、セキュリティ対策を講じなければならず、結果として不特定多数の人物が出入りしにくい状況です。

貸し会議室の活用によって、面接や試験、研修、場合によっては商談なども行えるので、セキュリティ対策の一環として用いられるようになっています。

コワーキングスペースとしての活用

貸し会議室にはWi-Fiや電源などがあるため、コワーキングスペースとして活用する人もいます。例えば、複数の人がコワーキングスペースとして利用する形であれば、1人あたりの費用は安くなりやすいため、利用者からすれば経済的です。

小人数が集まれる貸し会議室であれば、仕事場としても活用がしやすく、コワーキングスペースとしても適しています。

貸し会議室の選び方

都市部には数多くの貸し会議室があり、どこを選べばいいのかと頭を悩ませるケースもあります。

貸し会議室の主な選び方を以下にまとめました。

• 貸し会議室を利用する参加者の数
• 貸し会議室の立地と費用
• 貸し会議室の清潔さ

ここからは貸し会議室の選び方について解説します。

貸し会議室を利用する参加者の数と用途

そもそも貸し会議室をどのような用途で利用するのかが重要であり、その上でどれだけの人が参加するのかも大事な要素です。面接で利用する場合にはどれだけの参加者がいるかを想定した上で場所を選んでいきます。

セミナーで利用する場合、セミナーの参加者が何人なのかに応じて貸し会議室の広さなども自然と決まっていくでしょう。その上で備品などを考慮しながら最終的に利用する会議室が決まります。

貸し会議室の立地と費用

貸し会議室の立地と費用も選ぶ際に大事な要素と言えます。好立地であればあるほど、費用は高くなりやすい一方、安い費用のところを選ぶと、貸し会議室としての評判が何かしら悪いケースがみられるのです。

例えば、駅から遠い、築年数が経過しているなどが挙げられ、参加者に与えるイメージが悪くなる可能性も出てきます。かといって、好立地の場所を長時間確保するだけのコストはかけたくない企業もあるはずです。立地と費用のバランスのいいところを見つけて選んでいくことも大事です。

貸し会議室の清潔さ

意外と重要なのは貸し会議室の清潔さです。特にトイレに関しては、場所を確保した企業や個人に対するイメージを損ねやすく、大勢が利用するのにトイレの絶対数が少ない際にはクレームが出かねません。

また築年数が古くてあまり清潔とは言えない場所もあります。そのような貸し会議室は人気がない分、予約をとりやすくローコストであることが少なくありません。コストを最優先で確保したものの、不衛生な場所では研修や会議に集中できないため、清潔さを優先するのも1つの手です。

貸し会議室の利用がおすすめの人

貸し会議室の利用は、フリーランスとして働く方にとっておすすめです。フリーランスで働く方は、普段自宅やコワーキングスペース、シェアオフィスで働くことが多い一方、クライアントとのミーティングなどが生じる機会が出てきます。

クライアントとのミーティングの時だけ小規模な貸し会議室を利用するほか、セミナーや講演会を開催する際に大きめの貸し会議室を利用していくことも可能です。また、立派な貸し会議室を選ぶことで、相手の印象をいいものにしていくこともできます。

貸し会議室を利用する際の勘定科目

貸し会議室を利用する際、業務上必要なものであれば、経費として処理できます。一方、フリーランス・個人事業主の方は貸し会議室を利用する際、どのような勘定科目で処理をすればいいのか気になる方もいるはずです。

結論から言いますと、貸し会議室の利用用途で変化します。例えば、会議や打ち合わせで利用すれば会議費、研修で利用すれば教育訓練費、物販などで利用すれば広告宣伝費となります。

単に利用料という扱いだと、本当に業務で用いたものなのかがわかりにくいでしょう。利用用途で勘定科目を設定すると、後で振り返った際に説明がしやすく、処理がしやすくなります。

貸し会議室とレンタルスペースの違い

貸し会議室とレンタルスペースの大きな違いは、用途の幅広さです。貸し会議室と銘打っているだけあって、会議室での利用がメインとされ、備品も会議室での利用を想定したものが目立ちます。

そのため、貸し会議室にはたくさんの机とイスが置かれているのが普通であり、あとはホワイトボードなどの備品が付属します。

レンタルスペースはあくまでも場所の提供が目的なので、幅広い用途に対応し、どちらかといえば、パーティーなどカジュアルに利用できるような形になっています。もちろんコワーキングスペースや会議、セミナーなどでも利用できます。

ただレンタルスペースにたくさんの机やイスがあるかは事前の確認が必要です。最初から会議を想定した用途であれば、貸し会議室を利用するのが無難であり、レンタルスペースを利用する際には備品の確認が必須となります。

まとめ

貸し会議室はあくまでもビジネス目的での利用が中心ですが、実際にはビジネス目的以外にも利用されるケースがあります。

費用面や立地面、備品の充実ぶり、決済手段、清潔さなど幅広い観点から、利用しやすい貸し会議室をうまく活用していきましょう。

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